Leistungsverzeichnis eines qualifizierten Immobilienmaklers

1. Grundvoraussetzungen für die Berufsausübung

Für die Unternehmensgründung, die Firmenerstausstattung und den Aufbau eines seriösen Geschäftsbetriebs sind mindestens 100.000 EUR erforderlich, rechnet man das erste Jahr als Anlaufphase hinzu, eher 150.000 EUR. Diese Voraussetzungen, gleich ob sie vom Gesetzgeber vorgeschrieben sind oder nicht, hat ein Immobilienmakler zu erfüllen, um für alle Beteiligten eine optimale Leistung erbringen zu können:

• Erfüllung der gesetzlichen Berufszugangsvoraussetzungen nach § 34c der Gewerbeordnung

• Bereitstellung des Eigenkapital

• Erstellen eines Businessplans unter Zuhilfenahme eines Unternehmensberaters, Rechtsanwalts, Steuerberaters und/oder der Industrie- und Handelskammer

• Erstellung eines Leistungs- und Dienstleistungskatalogs mit Differenzierungsanalyse zu den Mitbewerbern

• Festlegen der Rechtsform, Unternehmensgründung, Unternehmensanmeldung

• Abschluss und Unterhaltung einer Betriebs- und Vermögensschaden- sowie Berufshaftpflichtversicherung

• Definition und Dokumentation der Unternehmensprozesse zur Optimierung der internen Abläufe

• Anmietung von geeigneten Räumlichkeiten und deren Bereithalten für Besprechungen mit Verkäufern und Kaufinteressenten nebst der sie begleitender Personen, wie Rechtsanwälte, Steuerberater

• Beschaffung der kompletten Büroausstattung

• Beschaffung von Hardware, wie beispielsweise Telefonanlage, Fax, Kopierer, Scanner, Server, Mitarbeiterrechner, Datensicherungsrechner

• Beschaffung von Software, wie z.B. eine spezielle Branchensoftware, Backup-Systeme, Customer-Relationship-Management Software (CRM-System), Cloud-System, Einschulung in die Software, auch des Personals

• Beschaffung einer professionellen Fotoausrüstung, Fotobearbeitungssoftware

• Beschaffung / Erstellung von geeigneten Formblättern, Checklisten und Arbeitsmaterialien für die Aufnahme von Angebotsobjekten

• Juristische Ausarbeitung von Vertragsformularen und AGBs

• Aufbau der Firmen-Homepage samt rechts- und abmahnsicherem Impressum und der Datenschutzerklärung

• Einrichten weiterer Internet-Profile, z.B. für Google, Facebook, XING, Linked-in

• SEO-Optimierung, Einrichten von Google-Adwords usw.

• Auswahl / Verträge mit Internetportalen zur Bewerbung der Angebotsimmobilien

• Erstellung von geeignetem Marketing-Material, z.B. Unternehmensbroschüren, Exposés, Flyer

• Personalsuche und deren Einarbeitung

• Fortlaufende Qualifizierung und Weiterbildung der Geschäftsleitung und des Personals (die gesetzlich geforderten 20 Stunden in 3 Jahren reichen für die erforderliche Qualifikation bei weitem nicht aus)

• Externe und interne Seminare und Fortbildungen der eigenen MitarbeiterInnen, z.B. in die Themen EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Wettbewerbsrecht, Energie-Einsparverordnung (EnEV2014), Geldwäschegesetz (GWG), Marketing, Vertrieb

• Zusatzausbildung zum Sachverständigen für die qualifizierte Bewertung von Liegenschaften

• Aufbau / Kenntnis der folgenden Gesetze, zumindest auszugsweise:

  • das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), insbesondere

• • • das Schuldrecht

    • das Mietrecht

    • das Maklerrecht

    • das Fernabsatzgesetz mit seinem Widerrufsrecht

    • die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)

• • das Geldwäschegesetz (GwG)

  • die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

  • das Handelsgesetzbuch (HGB)

  • ggf. das GmbH-Gesetz

  • das Wohnungsvermittlungsgesetz (WoVermittG)

  • das Wohnungseigentumsgesetz (WEG)

  • die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV)

  • die Energieeinsparverordnung (EnEV 2014)

  • das Wirtschaftsstrafgesetz (WiStG)

  • das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

  • das Verbot der Zweckentfremdung von Wohnraum (ZwVbG)

  • die Betriebskostenverordnung (BetrKV)

  • die Verordnung über die Heizkostenabrechnung (HeizkostenV)

  • Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche (Wohnflächenverordnung – WoFlV)

  • die Preisangabenverordnung (PAngV)

  • die Zivilprozessordnung (ZPO)

  • das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG)

2. Auftragsakquise

Keinem Makler „fliegen“ die Aufträge einfach nur zu. Wer nur im Büro sitzt und auf Kunden wartet, darf sich schnell wieder eine andere Tätigkeit suchen. Wer als Makler erfolgreich sein will, muss aktiv sein und sich eine Differenzierungsstrategie erarbeitet haben. Daher sind mindestens die nachfolgenden Aufgaben zu bewerkstelligen:

• Kontaktherstellung zu zukünftigen Auftraggebern durch geeignete Werbemaßnahmen, wie z.B. Zeitungswerbung, Newsletter, Einwurfflyer, Tippgebersystem

• Vorbereitung des Erstgesprächs: Rechercheleistungen bzgl. Person, Liegenschaft und Marktumfeld, Zusammenstellung geeigneter Vertriebsunterlagen, z.B. Unternehmensdarstellung, Referenzen, Objektaufnahme-Checkliste

• Schriftliche Bestätigung des Termins

• Kurz vor dem eigentlichen Termin nochmals schriftlich oder telefonisch den Termin bestätigen, da ca. 30% der Termine „verpasst“ werden und damit die Anfahrt umsonst war

• Erarbeitung einer individuellen Vertriebsstrategie

3. Erstgespräch mit dem Verkäufer

Im Erstgespräch mit dem Verkäufer sind dessen Vorstellungen in Erfahrung zu bringen. Ferner sind die nachfolgenden Maßnahmen für den Abschluss eines Maklervertrages erforderlich:

• Vorstellungen des Eigentümers sowie etwaige personelle oder objektbezogene Besonderheiten ermitteln

• Sammeln objektspezifischer Unterlagen, wie z.B. Grundbuch, Baupläne, Teilungserklärung usw.

• Eingehende Vor-Ort-Besichtigung

• Akribische wirtschaftliche und technische Aufnahme der Liegenschaft

• Feststellung von Mängeln sowie etwaiger Renovierungs- und/oder Instandsetzungsmaßnahmen und deren Kosten

• Analyse der Mikro-/Makrolage und der Objekt-Lage

• Vorstellung des Profils des Maklerunternehmens sowie Erläuterung der Unterscheidungsmerkmale zu anderen Maklerunternehmen

  • Darlegung der eigenen Leistung, Differenzierung zum Wettbewerb

  • Präsentation des Unternehmens

  • Übergabe von Referenzen

  • Schilderung bisheriger Vermarktungserfolge

  • Vorstellen des Leistungsverzeichnisses und ausgewählter Tätigkeiten

• Aushändigung eines Muster-Exposés

4. Nacharbeit im Büro

Aufgabe des Maklers ist es nun, die erhaltenen Informationen auszuwerten und ggf. weitere Informationen einzuholen. Dazu hat er folgende Aufgaben zu erledigen:

• Tatsächliche Eigentumsverhältnisse prüfen und klären

• Erstellen von nicht vorhandenen, aber benötigten Unterlagen, wie z.B.

  • Grundrisszeichnungen mit Maßketten

  • Energieausweis

• Erstellen einer professionellen und fachkundigen Marktwertanalyse der zu verkaufenden Immobilie

  • Besondere objektspezifische Grundstücks- und Gebäudemerkmale (BOG) ermitteln

• • • Flächenaufstellungen

    • Kubatur

    • Grundflächenzahl (GRZ), Geschossflächenzahl (GFZ), Baumassenzahl (BMZ)

• Prüfen, sichten, auswerten der Unterlagen, wie beispielsweise

  • Grundbuchauszug

  • Vereinbarte Belastungen, Vorkaufsrechte und Nutzungsrechte

  • Auszug aus Katasteramt

  • Flurkarte

  • Bebauungsplan

  • Altlastenverzeichnis

  • Baulastenverzeichnis

  • Bodengutachten

  • Auflagen der Denkmalschutzbehörde

  • Kaufpreissammlung beim Gutachterausschuss anfordern

  • Gebäudeversicherungsunterlagen

  • Analyse der vergleichbaren verkauften Immobilien

  • Bei Eigentumswohnungen zusätzlich:

  • Gemeinschaftsordnung

  • Teilungserklärung

  • Protokollsammlung, mindestens jedoch Beschlussprotokolle der letzten drei Jahre

  • Hausgeldabrechnungen der letzten drei Jahre

  • Beurteilung der Höhe der Instandhaltungsrücklage

  • Anstehende Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen

  • Anstehende Sonderumlagen

  • Etwaige rückständige Hausgeldzahlungen anderer Eigentümer

  • Laufende Gerichtsverfahren

• Vorbereitung des Makler-Auftrages

• Vereinbarung des Präsentationstermins mit Erläuterung der Marktwertanalyse

5. Das Zweitgespräch mit dem Verkäufer – Abschluss des Maklervertrages

Nachdem der Makler alle für den Verkauf erforderlichen Informationen eingeholt und eine Vertriebsstrategie entwickelt hat, stellt er sein Konzept dem Verkäufer vor.

• Detaillierte Erklärung der Marktwertanalyse

  • Erläuterung der verwendeten Berechnungsmethoden

  • Information über die Datensammlung des Gutachterausschusses

  • Information über die realisierten Verkaufspreise ähnlicher Immobilien

  • Beeinflussung der besonderen objektspezifischen Gegebenheiten auf den Marktwert erläutern

  • Erklärung des Marktanpassungsfaktors

  • Begründung des ermittelten Marktwertes

• Erläuterung der möglichen Preis- und Vertriebsstrategie unter Berücksichtigung des optimalen Markteintrittspreises und der Vermarktungsdauer

• Detailbesprechung des Maklervertrag und der AGBs, Ausarbeitung individueller Vereinbarungen

• Erläuterung des gesetzlichen Widerrufsrechts

• Information über die Bestimmungen des Geldwäschegesetzes (GwG)

• Information über die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG)

• Schriftlicher Abschluss des Maklervertrages

• Erteilung von Vollmachten für Behörden, Verwalter usw.

6. Die Vermarktung der Immobilie

Nachdem der Kunde den Makler mit der Vermittlung der Immobilie beauftragt hat, beginnt jetzt die Haupttätigkeit des Maklers. Er konzentriert sich jetzt darauf, mit allen geeigneten und sinnvollen Mitteln die Immobilie in der schnellstmöglichen Zeit zu vermitteln. Dazu sind u.a. folgende Tätigkeiten durchzuführen:

• Erfassung aller Daten im Datenbanksystem

• Aufbereitung von weiterführenden Unterlagen für den Vertrieb

• Ablösevoraussetzungen bestehender Darlehen (Vorfälligkeitsentschädigungen) klären

• Aktuelle Kreditinformationen mit möglichen Darlehensgebern für die Interessenten erfragen

• Verbrauchsdaten für Öl, Gas, Strom, Wasser ermitteln

• Ermitteln, ob auf dem Grundstück ein Baurecht besteht

• Liste des evtl. auch zu verkaufenden Zubehörs und Inventars erstellen und deren Wert ermitteln bzw. die Rechnungsunterlagen besorgen.

• Liste der fertiggestellten Reparaturen und Wartungsarbeiten erstellen

• Liste mit eventuell noch notwendigen Reparaturen erstellen und Angebote einholen

• Mietverträge besorgen, Kautionen prüfen

• Mieter über den beabsichtigten Verkauf informieren und vereinbaren, wie die Besichtigungstermine durchgeführt werden

• Zugang zum speziellen Kundenbereich und Passwortvergabe an den Verkäufer zur Nachvollziehbarkeit der Aktivitäten des Maklers

• Professionelle Fotos vom Objekt erstellen und nachbearbeiten

• Erstellen eines ausführlichen Farbexposés mit Fotos, Grundrissen und notwendigen Objektinformationen

• Erstellen von vermarktungsgeeigneten Grundrisszeichnungen

• Erstellung eines 360°-3D-Video-Rundgangs und/oder von Luftaufnahmen

• Die erstellten Unterlagen vor Veröffentlichung mit dem Verkäufer besprechen und dessen Freigabe einholen

• Vorgemerkte Suchkunden informieren und mit ihnen das neue Angebot besprechen

• Anbringen eines Verkaufsschilds in Absprache mit Kunden

• Die Immobilie in den Internetportalen und auf der eigenen Webseite präsentieren

• Einsatz weiterer geeigneter Marketing-Aktivitäten, wie z.B. Zeitungsinserate, Newsletter, Einwurfflyer, Nachbarschaftsmailings

• Farming: Flyer in der näheren Umgebung verteilen und infrage kommende Personen direkt ansprechen

7. Entgegennahme von Suchaufträgen

Aufgrund des Bekanntheitsgrades des Maklers wenden sich auch Kaufsuchende an ihn. Im persönlichen Gespräch ermittelt der Makler, welche Immobilien für den Suchenden aufgrund seiner ganz persönlichen Voraussetzungen, wie z.B. Alter, Familienstand, Eigenkapital in Frage kommen.

• Ermittlung, welche Art von Kaufimmobilien in Frage kommen

  • Preis

  • Mikro-/Makrolage

  • Ausstattung

  • Marktanalyse

• Ermitteln der persönlichen Möglichkeiten

  • Eigenkapital

  • Vermögen

  • Einkommen

  • Finanzierbarkeit

8. Tätigkeiten für Interessenten

Infolge der Verkaufsaktivitäten des Maklers melden sich Interessenten. Doch nicht jeder bringt die Voraussetzungen mit, die angebotene Immobilien zu erwerben. Mit Feingefühl qualifiziert nun der Makler die tatsächlich in Frage kommenden Personen, um sich diesen dann intensiv und individuell zu widmen.

• Entgegennahme der Anfragen (das können je nach Objekt hundert und mehr sein)

• Erstauswahl der wahrscheinlich infrage Kommenden

• Aufklärung über das Widerrufsrecht beim Maklervertrag

• Information über die Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

• Mit den ausgewählten Interessenten besprechen und klären, ob die angebotene Immobilie in das Anforderungsprofil des Interessenten tatsächlich passt

• Besprechen der Wünsche und Bedürfnisse des Interessenten

• Übereinstimmung mit den Wunschvorstellungen des Interessenten mit der angebotenen Immobilie prüfen

• Beratung des Interessenten hinsichtlich des näheren Umfelds der Immobilie, Lage und Infrastruktur

• Beratung des Interessenten hinsichtlich der Eigenschaften der angebotenen Immobilie, z.B. Nutzungsmöglichkeiten, Veränderungen, Anpassungen

• Detaillierte Erläuterung des ermittelten Angebotspreises

• Dem Interessenten weiterführende Detailunterlagen zukommen lassen

• Dem Interessenten die weiterführenden Unterlagen erklären und offene Fragen beantworten

• Einen für alle Beteiligten passenden Besichtigungstermin abstimmen

• Die Besichtigung durchführen und die Liegenschaft im Detail zeigen

• Beantwortung von technischen und wirtschaftlichen Fragen

• Sammlung der nicht sofort zu klärenden Fragen des Interessenten

• Klärung dieser offenen Fragen und Weiterleitung der Antworten

• Besprechung der Vor- und Nachteile der Immobilie aus Sicht des Interessenten

• Den Interessenten hinsichtlich Sanierungs- und Modernisierungsbedarf unterstützen

• Für den Interessenten den zeitlichen und finanziellen Sanierungs- und Modernisierungsaufwand ermitteln, Angebote von Fachfirmen einholen

• Durchführung einer Zweitbegehung mit einem Bausachverständigen

• Klärung weiterer offener Fragen

• Den Verkäufer regelmäßig über die Gespräche und die Ergebnisse der Besichtigungen informieren

• Den Interessenten über die Bestimmungen des Geldwäschegesetzes (GwG) aufklären und identifizieren

• Identifizierung des Interessenten gemäß Geldwäschegesetz

• Moderation in den Preisgesprächen

• Erzielen einer Preiseinigkeit zwischen Käufer und Verkäufer

Bei Eigentumswohnungen zusätzlich

• Inhalte der Teilungserklärung und der Gemeinschaftsordnung samt Nachträgen erläutern

• die Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft und deren Folgen erläutern

• die Betriebskostenabrechnungen der letzten 3 Jahre erklären

• überprüfen, ob es uneinbringliche Forderungen anderer Eigentümer gibt, für die der neue Eigentümer einstehen muss

• die Höhe der Instandhaltungsrücklage ermitteln und mit dem Zustand des Objektes abgleichen

• auf einen eventuellen Instandhaltungsstau und der möglichen Erhebung einer Sonderumlage hinweisen

• Erläuterung der Vorgehensweise bei einem unterjährigen Eigentümerwechsel, insbesondere bei einer vermieteten Eigentumswohnung.

• Hinweise auf Grundsteuerzahlungen (am Anfang des Kalenderjahres eingetragener Eigentümer zahlt in der Regel bis zum Ende des Kalenderjahres)

• Zeitliche Trennung der Jahresabrechnung durch den Verwalter mit dem Verkäufer und dem Käufer veranlassen

• wenn vermietet zusätzlich

  • Jahresabrechnung mit dem Mieter

  • Übergabe der Kaution

  • Zählerstände ermitteln

  • Zwischenablesungen veranlassen

9. Finanzierung und Abschluss des notariellen Kaufvertrages

• Entgegennahme der vom Interessenten gewünschten Reservierung und Weiterleitung dieser an den Verkäufer

• Betreuung des Interessenten bei der Finanzierung

• Dem Interessenten geeignete Finanzierungsalternativen ermöglichen

• Dem finanzierenden Institut alle notwendigen Unterlagen zur Verfügung stellen

• Die Finanzierungsbestätigung an den Verkäufer weiterleiten

• Zusammentragen der für den Notar erforderlichen Unterlagen (Daten Käufer, Verkäufer, Vertragsobjekt und weiterer Vertragsgegenstände)

• Mit dem Verkäufer und dem Käufer die Vertragsmodalitäten besprechen, z.B. Preis, Zahlungstermin, Verfügbarkeit, Übergabe.

• Mit dem Interessenten die vermeintliche Höhe der Grunderwerbssteuer unter Berücksichtigung der Instandhaltungsrücklage und dem Wert des Zubehörs besprechen

• Weiterleitung der kaufvertragsrelevanten Informationen an den Notar

• Für den Interessenten den Notar beauftragen und auf dessen Rechnung einen Kaufvertragsentwurf erstellen lassen

• Mit dem Interessenten, dem Verkäufer und dem Notar geeignete Termine für die Beurkundung ermitteln

• Erste Prüfung des Kaufvertrags vornehmen und ggfs. Fehler korrigieren lassen

• Den Kaufvertragsentwurf an die finanzierende Bank, den Käufer und den Verkäufer zur Information und Prüfung weiterleiten

• Den Kaufvertragsentwurf mit dem Verkäufer und dem Käufer besprechen und offene Fragen klären

• Den Notar über etwaige Änderungswünsche informieren

• Dem Notar für Rückfragen zur Verfügung stehen

• Käufer und Verkäufer im Notartermin begleiten und bei aufkommenden Unstimmigkeiten moderieren

10. Zu erledigende Arbeiten nach Abschluss des notariellen Kaufvertrages

• Die im Kaufvertrag getroffenen Vereinbarungen bis zu ihrer Erledigung begleiten

• Dazu beitragen, eventuelle Konflikte zu lösen

• Käufer und Verkäufer weiterhin bei Fragen zur Verfügung zu stehen

• Die Voraussetzungen der Kaufpreiszahlung und deren Fälligkeit begleiten

• Die Übergabe der Immobile begleiten und ein Übergabeprotokoll anfertigen

• Ablesen der Zählerstände

• Den Käufer über sein Sonderkündigungsrecht hinsichtlich der Brand- und Elementarversicherung informieren, ggf. neue Versicherungsangebote einholen

• Dem Käufer geeignete Fachfirmen für etwaige Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahmen sowie den Umzug empfehlen